Privacy Policy

Stichting KinderVakantieWerk Egchel (KVW Egchel) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In onze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KVW Egchel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KVW Echel wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Kinderen

Persoonsgegevens van Kinderen worden door KVW Egchel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Deelname aan de KVW week.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het opgaveformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KVW Egchel de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres
• Leeftijd
• Bassischoolgroep
• Bijzonderheden / opmerkingen
• Datum van aanmelding

Uw persoonsgegevens worden door KVW Egchel opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode van 1 jaar na laatste deelname en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers

Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden door KVW Egchel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Vrijwillige inzet voor KVW Egchel.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De doorgegeven contactgegevens via de diverse vrijwilligersgroepen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KVW Egchel volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens (voor bepaalde vrijwilligers)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum (alleen voor bestuursleden)
• In dienst datum (alleen voor bestuursleden)
• Uit dienst datum (alleen voor bestuursleden)

Uw persoonsgegevens worden door KVW Egchel opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men vrijwilligersinzet heeft tot maximaal 1 jaar na beëindiging van de vrijwilligersinzet.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft worden niet aan derden verstrekt zonder uw toestemming.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Uitzondering hierop zijn minderjarige spelbegeleiding hiervan worden de ouders wel in kennis gesteld.

Beeldmateriaal

Deelname aan de activiteiten van KVW Egchel betekent dat er toestemming is gegeven tot het maken van beeldmateriaal. Dit beeldmateriaal kan o.a. op onze website en de social media gebruikt worden. Er kan te allen tijde verzocht worden om gepubliceerde foto’s online te laten verwijderen. KVW Egchel kan er dan ook voor kiezen de persoon onherkenbaar te maken. Een verzoek tot verwijdering dient schriftelijk ingediend te worden via onderstaande contactpersonen.

Bewaartermijn

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens KVW Egchel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding
  toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
  technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming kan gevolgen hebben voor de deelname aan de activiteiten van KVW Egchel.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Contactgegevens

Dit privacy reglement is vastgesteld door het bestuur van KVW Egchel op 13 februari 2023.